（全文约7000字，阅读需要30分钟）
（续上文）
第五章 G大厦业主自管公司筹备方案的若干建议
G大厦是有4万多平米体量的商业楼宇。来自全国各地200多户业主自发设立一家自我管理并期待能良好运作的物业公司，这与股东人数较少、所有权较封闭的普通小微物业公司有很大不同，面临的风险和挑战是显而易见的。在现实情况中，不少小区业主虽然也有成立自管物业公司的美好愿望，但因为实际操作过程中碰到了各种各样的问题和困难，最终不得不无奈放弃，只能感叹“自管公司听起来很美，做起来很难”。
课题组认为，G大厦业主公司化自管方案在现实上有迫切需求，在法理上、经济上也完全可行，能不能付诸实施并取得成功，关键在于实际操作过程的把控。如果大多数业主足够团结，业委会工作足够得力，能有效解决组织保障、经费保障以及完善沟通制度等问题，业主公司化自管方案是完全可以实现的。
万事开头难，但有良好的开始也是成功的一半。在本章中，课题组对业主公司化自管筹备阶段的若干问题提出相应方案、建议，供业主、业委会等参考。
一、建立公司筹备的组织保障
万事都要靠人去做。如何具体推动业主公司化操作方案，首先是要解决做事的人从哪里来？这些人以什么样的方式在一起工作？
课题组认为，G大厦业主推进公司化自管方案，除了要争取获得居委、房办等外部主管部门的理解和支持，内部必须着重建立并发挥以下三个组织的功能和作用：
（一）充实业主委员会工作力量
业委会作为业主大会的法定执行机构，无论是在公司筹备过程中还是在公司整个运行过程中，都应该义不容辞、当仁不让地起到重要组织、领导作用。但G大厦第二届业委会当前存在两大具体问题：一是人员数量过少。二届业委会当选成员为5名，不久即有1名委员因为出售名下房屋而当然失去委员资格。剩余的4名委员中，其中有2名委员（其中1名为主任）经常居住地不在上海，直接投入业委会工作有不少客观困难。二是公司管理专业能力不足。第二届业委会委员当时是在报名人数少、符合资格的人数更少，在居委指定的最后期限届满前，自告奋勇报名才当选的。如前文所述，业委会委员的产生机制与公司高管的产生机制大有不同。现任业委会委员是否具备担任自管公司董事能力，目前来看还是未知数。
解决上述问题的建议是：
第一，业委会应尽快补选委员。《上海市住宅物业管理规定》第二十条规定建筑面积在1万平米以上小区的业委会应该由5人以上单数组成，原住房和城乡建设部《业主大会和业主委员会指导规则》（现行有效）第三十一条规定业委会的人数由5至11人单数组成。根据G大厦实际情况，为充实业委会工作力量，委员人数可以适当增加至7人左右，即在现有4人基础上至少再增加3人。相比成立新的业委会或业委会换届，补选业委会委员程序相对简单一些，业主们的主动权也多一些。
第二，业委会应优化内部人员结构。如果新委员能够顺利通过补选产生的，关于业委会主任、副主任的人选可以根据实际工作需要协商变更。应优先考虑让在上海（最好是临港地区）经常居住、有公司管理背景（最好是物业行业领域）的业主担任业委会主任、副主任。除此之外，如果条件允许，最好还应在业委会委员中推选产生1名专职业委会委员，并兼任公司董事职务，全身心投入业委会和公司董事会日常工作。
（二）成立公司筹备工作组
仅靠业委会一己之力还不足以推进公司化自管进程。业委会应在设法增强自身力量的同时，另行成立公司筹备工作组。筹备工作组由业委会成员和业主志愿者共同组成。为提高议事效率，业主志愿者人数不宜过多，可以控制在10人以内，由愿意参与公司管理并有相应实际工作能力的业主自愿报名参加，也可以由业委会发出邀请参加。筹备工作组组长由业委会主任或副主任担任，也可以由众人公开推选的业主担任，负责制定总体推进计划，明确成员具体分工，统筹和协调与相关方关系。公司如能顺利推进的，董事长、董事成员应当在表现出色的工作组成员中优先产生。
公司筹备组成立后，具体负责如下工作：
1、制作公司化自管可行性论证书面方案，征求业主大会意见；
2、制作公开选聘律师担任专项法律顾问方案，征求业主大会意见；
3、召集首次公司发起人（创始股东）会议，商定业主持股办法，确定公司名称、注册资金、经营地，股东会表决机制，董事会、监事会议事规则、盈利分配办法等公司自治重要事项，经发起人会议表决通过；
4、在全体业主范围内充分酝酿，公开推选公司董事长（法定代表人）、董事、监事候选人，经发起人会议表决通过；
5、签署公司章程及其他必要书面文件，向工商行政机关申请公司设立。
6、对外公开招聘物业公司职业经理人、业委会兼董事会秘书、行政经理等管理人员以及常年法律顾问，向股东大会汇报、征求意见。
公司获得法人营业执照、主要管理人员入职后，筹备工作组自动解散，此后业委会、监事会等转为协助、支持和监督公司董事会、总经理开展工作。
（三）选聘律师团队担任法律顾问
无论是业主大会、业委会还是自管公司股东大会、董事会、监事会等，都是业主实现民主自治的基本组织形式，涉及《物权法》、《民法典》、《公司法》、《物业管理条例》、国家相关部委行政规章、地方法律、各级政府规范性文件，甚至还涉及《刑法》等公法性规范，权利和义务规范复杂繁多。由于G大厦自管物业公司涉及200多名业主共同利益，业委会及业主自管公司在实际运作过程中如有不规范、不公开、不透明，很容易引发群体性矛盾，法律风险可谓如影随形、无处不在。业主公司化自管，如果业委会、公司董事会没有专业律师提供合法、合规意见和建议，犹如开车不系保险带，一定难以行稳致远。因此，专业律师应该尽早介入公司化自管并且实行服务全程化覆盖。
公司筹备工作组可以按照公司筹备阶段的专项需求和公司成立以后的常态化需求，拟定法律需求说明书，公开对外招聘法律顾问。第三方律事务事务所在指定期限内将相应书面服务方案提交给业委会，业委会将方案告知全体业主，由全体业主根据各家律所服务范围是否合理、业务团队是否专业、报价是否公允、合同条款是否周延等各个因素公开进行投票，业委会最终选定得票数最高的律所为实际签约单位。
二、筹措公司设立的必要工作经费
让非亲非故的他人为自己劳动，必须支付合理报酬，这既是人之常情又是生活常识。如前文所述，G大厦是商业楼宇，“商业化”的投资属性是其基本特征。业主“公司化”自管，必要的经费就像血液维持人体生命一样重要。自管公司筹备阶段各项工作千头万绪、纷繁复杂，需要筹备组成员及律师等专业人员付出持续、专业的劳动。为确保筹备工作正常推进，业委会不应羞于谈钱，而应光明正大地向业主发起如下工作经费筹备方案：
1、凡同意或接受业主公司化自管方向的业主，每人自愿认缴公司筹备经费×元。
2、经筹备组选定的前期服务律师事务所出具公开承诺后，业主向该事务所指定银行账户支付费用，事务所向付款业主出具收费凭证，同时做好人数、专业面积汇总统计。
3、如果在指定期限内（比如30个工作日内）认缴经费的业主人数及专有面积达到“2个2/3”，则筹备组工作正式启动。反之，未达“2个2/3”的，视为公司化自管方案不具备足够民意基础，终止推进，筹备组指示律师事务所在3个工作日内向所有缴费业主退还费用。
关于筹备经费的预估：假设G大厦实际有超过150名业主每人认缴了1000元公司筹备经费，人数及专有面积均超过了法定的“2个2/3”，则公司筹备工作正式启动。筹得的共计约15万元经费，可用于支付工作组成员合理报酬及向律师支付非诉事务专项服务费。经费的具体使用情况，应向全体缴费业主公开。律师事务所可先报出专项法律服务价格，明确服务内容和代理范围，最终正式收取的服务费用，应开具相应发票。当然，如果认筹的业主人数超过法定的“2个2/3”，接近200名甚至超过200名，则工作组的经费会越充足，筹备工作的效率和质量会更高。
如公司筹建成功的，曾经缴过费的业主，可由公司从其今后需缴纳的物业费中作相应减免。
通过认缴公司筹备经费程序，业委会可以有效检验是否有足够数量的业主愿意以“真金白银”的实际行动支持公司化自管方案，从而使组织工作推进地更扎实、稳妥。
三、完善公司设立的群体沟通机制
人与人之间一对一、十对十甚至百对百的沟通，成本大有不同，效果大有不同。群体的数量越高，沟通成本就越高，沟通“漏斗效应”就越大。G大厦200多名业主来自上海乃至全国各地，地域不同、职业不同、脾性不同、各自房屋实际情况不同，这么多背景不同的业主如何进行有效沟通，在公司化自管方向上实现集体意志统一，对业委会或公司筹备工作组来说是一项极大的挑战，而群体沟通的效果好坏，直接决定了公司化自管方案的成败。
微信是现在人们普遍使用的日常沟通方式。很多小区建立有业主微信群，群里通常有上百名成员。微信群沟通的优点是成员发言权平等，信息发布速度快，信息内容可以文字、图片、音视频等多种形式展现。然而，业主微信群沟通的缺点和弊端也一直饱受诟病。首先，从微信本身的技术层面看，成员的发言都是垂直排列的，发言的人一多、时间一长，原有的信息会很快被新的信息覆盖，后面的人要不停“爬楼”才能知晓前面信息，这有可能会造成业主之间的沟通障碍，引起不必要的沟通误会。其次，从业主的层面来看，因为微信群发言规则的缺失以及人们法治意识还不强，问题和矛盾更多：有人会时不时发与业主共有事务无关的信息；有人会悄悄把不相干的推销人员拉入群；有人在工作时间甚至深夜休息时间提问并“盼回复”；有人因为个人利益没有得到满足，发言刻薄、话里带火星味；有人始终不愿实名制，穿着“小马甲”含沙射影，时不时放冷枪，让不明真相甚至别有用心的人跟风起哄；有人在群下拉帮结派，在群上针对特定人员围攻、泄愤；还有更多的人“深潜水底”，极少发言、表态，稳当看客，甘作沉默的大多数……每个社区是个复杂小社会，每个业主群是个百态人情场。不少业主群刚成立的时候邻里关系还不错，但时间长了就变味了，相互尊重、互帮互助、真诚交流的氛围变淡了，猜疑、抱怨、争执、攻击甚至退群成为常态。
《上海市住宅物业管理规定》第二十七条规定：业委会应当建立定期接待制度，听取业主对物业管理和业委会日常工作的意见和建议，接受业主的咨询、投诉和监督。该法律并没有规定业委会应该在微信平台“全天候”接待业主。面对业主微信群这一新型人际沟通平台，很多业委会不知如何恰当运用。有的委员在群上视及时回复业主提问为己任，结果面对几十、上百个业主轮番提问，忙不迭刷手机，搞坏了心情，影响了工作，疲于应对、苦不堪言。有的业委会在发言不慎重，群上没有统一口径，让业主猜疑业委会内部是不是闹矛盾？有的委员爱即兴发言，结果措辞不当，越描越黑，引起业主群起而攻之……不少业委会之所以步履维艰甚至不得不提前解散，很大程度上是因为与业主在微信群上沟通失败引起的。
业主微信群沟通虽然存在不少问题，但新修订的《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》已明确认可微信属于民事证据的基本形式。G大厦第一届业委会也曾推动业主大会议事规则修改，将微信作为业主表决方式之一，自管公司筹备工作组必须利用微信平台与大多数业主进行即时、高效沟通。在此，课题组提出的改进建议是：
第一、业委会可以委托律师拟定微信群管理公告后，对业主群强化管理，至少应该明确两个基本规则：1、所有成员必须实名制并加注房号，业委会有权核对成员业主身份。2、每套房屋只能由1名业主入群。多套房屋登记在1人名下的，也只能有1人入群。明确上述规则后，通过业主群进行民意统计、业主大会或股东大会电子表决就有了操作基础。
第二、针对业主群信息容易覆盖问题，业委会或工作组可以指定专人，设立一个专用微信号，与所有可以取得联系的业主建立一对一的微信联络。公司化自管筹备过程中的重要信息、文件，除了在业主大群里发布，同时也由专用微信号向业主个人作一对一、“无死角”发送。
第三、针对有的业主在微信群向业委会提出较为关心的问题，业委会可以指定专人收集、整理意见，经履行必要的内部讨论程序后，选择适当的时间（如一周一次或半月一次），根据具体问题不同情况，将业委会的统一意见或倾向性意见，在业主群作统一回复，或者通过专用微信号作一对一推送。
在自管物业公司成立后，业委会和自管公司可以各自申请独立的微信公众号或网站，将重要的管理信息授权专职秘书在上述电子平台上向全体业主发布。
结 语
亚里士多德在《政治学》中曾经说过：“凡是属于最多数人的公共事务常常是最少受人照顾的事务。人们关怀着自己的所有，而忽视公共事务；对于公共的一切，他至多只留心到其中对他个人多少有些相关的事务。”由于个人往往从自己的私利出发，而非致力于集体利益，从而造成“公地悲剧”。
经济学家茅于轼先生曾讲过一个寓言：某人有幸被上帝带去参观地狱和天堂。在地狱和天堂他看到了两个同样的情形：一群人围着一大锅肉汤，汤锅很深，因此每个人手中都拿着一把舀得到肉汤，但柄比自己手臂还长的汤匙。但是，同样的情形却得出了不同的结果：在地狱，每个人围着汤锅、拿着汤匙的人都饿得面黄肌瘦，痛苦不堪。在天堂，每个同样是围着汤锅，拿着汤匙的人却都个个快乐，吃得红光满面。是什么原因造成如此重大区别呢？他发现区别就在于：地狱里的人，每个人都是要自己舀汤来自己喝，结果永远喝不着，只能这样地挨饿受苦。而在天堂里，每个人都是彼此用汤匙在舀汤喂对面的人，结果每个人都很快乐，也吃得很愉快。上帝告诉这个人：这就是地狱和天堂的区别。
本课题通过实证研究，论证了G大厦业主公司化自管有迫切现实需求，在法理上、经济上也可行。课题也提出了公司化自管具体启动的路径方案建议。在实际操作中，起步之前可能确有“万事开头难”，但“众人拾柴火焰高”、“天不助人人自助”。G大厦共有200多名业主，有的业主自己开有公司，有的业主是法律、财会、工程等领域的专职人员，有的业主甚至就是物业公司的股东、法定代表人或高级管理人员。如果G业主大会决定设立一家自管物业公司，无论从人才、资金还是从天时、地利上讲，该自管物业公司都没有理由不运行成功。是安于现状还是尝试改变现状？这是摆在G大厦业主们面前的选择题。“世上无难事，只要肯登攀”。如果方向看清了，真下决心去做了，到了某个时候回看，很可能发现“公司化自管”其实并没有想象中的难。一旦“公司化自管”取得成功，必将产生持续制度红利，全体业主将一劳永逸地解决自己房产保值增值、物尽其用的问题。也许蓦然回首时，业主们会感叹前期所有的艰辛付出都是值得的！
（全文完）
（作者：领港律师课题组）
【参考资料】
一、文献类
1、林叔权：《业委会的“共益性”决定业委会必须职业化》，《和谐社区通讯》2013年第6期，第77-79页。
2、陈凤山：《“自管公司”作为策略行为的现实意义及其潜在风险》，《住宅与房地产》2020年第1期，第111-114页。
3、陈凤山：《小区自管：是凤凰涅槃还是火中取栗》，《社区》2012年第10期，第25-26页。
4、胡业维、周活宁：《广州六个“业主自管”小区的实践与比较》，《住宅与房地产》2015年第11期，第70-74页；2105年第12期，第71-75页。
5、杨志敏：《小区业主自管：权利与责任匹配最重要》，《住宅与房地产》2016年第10期，第60-61页。
6、邵里庭：《关于业主自管模式的探讨》，《和谐社区通讯》2010年第3期，第145-147页。
7、谈俊：《长沙东成大厦业主自管经验谈》，《住宅与房地产》2019年第3期，第59-63页。
8、梁快乐：《业主自管法人化解决新思路》，《和谐社区》2018年第4期，第49-50页。
9、朱艳萍：《业主委员会自管物业的法律困境和消解》，《人民司法》2017年第7期，第69-74页。
10、北京市石景山区人民法院课题组：《关于业主委员会社区治理纠纷法律适用问题的思考》，《中国应用法学》2018年第6期，第78-94页。
11、何忠洲：《品阁小区：“自治”的幸福生活》，《住宅与房地产》2007年第10期，第11-45页。
12、张丽曼：《业主自治需要更多的制度创新——北京品阁小区公司制自主管理模式的启示》，《现代物业》2008年第4期，第30-31页。
13、无锡市春江花园业主委员会：《实施业主自治，构建和谐家园——无锡市春江花园实施业主自治的探索实践》，《城市开发》2009年第2期，第48-51页。
14、尹立卓：《FL物业管理公司成本管理绩效评价研究》，兰州交通大学工商管理硕士学位论文。
15、王明明：《写字楼物业管理中成本控制的方法探讨》，《现代经济信息》2017年第1期第208页。
16、吴越：《BQ物业管理公司成本管理的现状及分析》，《现代物业（中旬刊）》2020年第6期，第190-192页。
17、王海燕：《小区业委会可否聘执行秘书》，《解放日报》2015年10月28日009版。
18、卢苑：《小区业委会聘用执行秘书能更好履行职责》，《上海房地》2015年第10期，第57页。
二、著作类
1、蔡全义：《以案说法谈物业》，法律出版社，2018年7月版。
2、腾宝红：《物业管理实操从入门到精通》，《人民邮电出版社》2019年1月版。
3、任克勇：《从零开始学做物业经理》，《人民邮电出版社》2016年5月版。
4、茅于轼：《青少年为什么要学经济学》，载《大众的经济学》，南方日报出版社2005年版。